சுய உதவிக் குழுவின் பதிவேடுகள்

குழுவில் பதிவேடுகள் ஏன் பாரமரிக்க வேண்டும்:

• ஒரு குழு நன்கு செயல்படுகிறதா என்பதை கண்டறிய பதிவேடுகள் முக்கிய ஆதாரங்களாக உள்ளன.
• சீரான நிதி செயல்பாட்டிற்கு வழிவகை செய்கின்றன.
• குழு உறுப்பினர்களிடையே நம்பிக்கை வளர்க்கின்றன்.
• குழுவின் தற்போதைய நிலையை அறிய உதவுகின்றன.
• குழுவின் தரத்தை அளக்கும் கருவியாக உள்ளன.
• வங்கி மற்றும் இதர நிறுவனங்களுடன் உறுதியான தொடர்பினை ஏற்படுத்துவதோடு அவைகளிலிருந்து உதவிகள் பெற வழி வகுக்கின்றன.
• குழுவின் ஆண்டுக் கணக்குத் தணிக்கைக்கு உதவிகரமாக உள்ளன.
• குழுவின் எதிர்காலத் திட்டமிடலுக்கு வழிகாட்டுகின்றன.

சுய உதவி குழுவில் பராமரிக்கப்பட வேண்டிய பதிவேடுகள்:

• வருகைப் பதிவேடு
• தீர்மான புத்தகம்
• சேமிப்பு பேரேடு [தனி நபர்]
• கடன் பேரேடு [தனி நபர்]
• தனி நபர் சேமிப்பு மற்றும் கடன் புத்தகம்
• ரொக்க ரசீது
• பண பட்டுவாடா ரசீது
• வங்கி பாஸ்புத்தகம்
• ரொக்கப் புத்தகம்
• பொதுப் பேரேடு
• பார்வையாளர் புத்தகம்

ஒவ்வொரு பதிவேட்டின் முக்கியத்துவம்:
வருகைப் பதிவேடு:

• குழு உறுப்பினர்களின் தொடர் வருகையை அறிவதற்காக.
• வருகை தராத உறுப்பினர் மீது ஓழுங்கு நடவடிக்கை எடுப்பதற்காக.
• தீர்மான புத்தகத்தில் உறுப்பினர்களிடம் கையெழுத்து பெறுவதற்கு ஆதாரமாக உள்ளது.

தீர்மானப் புத்தகம்:

• பதிவேடுகளில், தீர்மானப் புத்தகம் ஓரு தாய்ப் பதிவேடு
• இது குழுவின் வரவினங்களுக்கும், செலவினங்களுக்கும் ஒப்புதல் அளிக்கிறது.
• குழுவின் விதிமுறைகள், விதிமுறையில் மாற்றங்களை உள்ளடக்கி, குழுவை, சீராகச் செயல்பட வைக்கிறது.
• குழுவின் செயல்பாடுகளை அறிந்திட உதவுகிறது.
• குழு எடுக்கும் முடிவுகளில், உறுப்பினர்கள் பங்கேற்பினை உறுதி செய்ய வழிவகுக்கிறது.
• குழு திட்டமிட்டு செயல்படவும், தொடர் நடவடிக்கை எடுக்கவும் வழிகாட்டுகிறது.

தீர்மான புத்தகத்தை எவ்வாறு எழுதுவது

• கூட்ட நாள், கூட்ட எண், குழுவில் உறுப்பினர்கள் மொத்த எண்ணிக்கை, வருகை புரிந்தோர் ஆகியவை பூர்த்தி செய்யப்பட வேண்டும்.
• சென்ற வாரம் முடிய, மொத்த சேமிப்பு எழுதி, இந்த வார சேமிப்பை கூட்டி, இவ்வாரம் முடிய, மொத்த சேமிப்பு எழுத வேண்டும்.
• குழு கூட்டத்தில் நிறைவேற்றப்படும் தீர்மானங்களை மட்டுமே பதிவு செய்ய வேண்டும்.
• ஒரே கூட்டத்தில் பல தீர்மானங்கள் நிறைவேற்றப்படலாம்.
• ஒவ்வொரு தீர்மானத்திற்கும் தனித்தனி தீர்மான எண் கொடுக்கப்பட வேண்டும்.
• உறுப்பினர்களிடம் வசூலிக்கப்படும் தொகை, வரவு, அட்டவணையில் பதிவு செய்யப்பட்டு கணக்குப் பதிவேடுகளுக்கு எடுத்து எழுதப்படலாம்.
• கூட்ட இறுதியில், தீர்மானங்களை வாசித்து காண்பித்து உறுப்பினர்களிடம் கையெழுத்து பெற வேண்டும்.
• தீர்மானம் எழுதாமல் கையெழுத்து வாங்க கூடாது.

சேமிப்பு பேரேடு:

• ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியில், ஒவ்வொரு உறுப்பினருக்கும் மொத்த சேமிப்பு எவ்வளவு உள்ளது என அறிய உதவுகிறது.
• உறுப்பினர்கள் தொடர்ந்து சேமிக்கிறார்களா என்பதை அறியலாம்.
• விருப்பு சேமிப்பு முறை பின்பற்றப்பட்டதா என்பதை அறியலாம்.
• குழுவில் எந்தெந்த மாதங்களில் சேமிப்பு அதிகரித்துள்ளது, குறைந்துள்ளது என்பதை தெரிந்துக் கொள்ளலாம்.

கடன் பேரேடு : ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியில், ஒவ்வொரு உறுப்பினரும் பெற்ற கடன் தொகை, திருப்பி செலுத்திய தொகை மற்றும் கடன் நிலுவையைக் கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது.

• அனைத்து உறுப்பினர்களும் கடன் பெற்றுள்ளார்களா என்பதை அறிய உதவும்.
• கடன் பெறும் நோக்கத்தை அறிய உதவும்.
• ஒவ்வொரு உறுப்பினரும், பெற்ற கடன்களை, தவணை தவறாமல் செலுத்தினார்களா என்பதை அறியலாம்.
• உறுப்பினர்களின் தவணை கடந்த பாக்கியையும் கண்டுபிடிக்கலாம்.
• குழுவில் கடன் சுழற்சி எத்தனை முறை நடைப்பெற்றுள்ளது எனத் தெரிந்து கொள்ளலாம்.

தனிநபர் சேமிப்பு மற்றும் கடன் புத்தகம்

• சுய உதவிக் குழு உறுப்பினர் என்பதற்கான ஆதாரம்.
• ஒவ்வொரு உறுப்பினரும் தாங்கள் செலுத்தும் சேமிப்புத் தொகை மற்றும் மொத்த சேமிப்பை அறிய உதவுகிறது.
• ஒவ்வொரு உறுப்பினரும், தாங்கள் பெற்ற கடன் தொகை, திரும்ப செலுத்திய தொகை மற்றும் கடன் நிலுவையையும் அறியலாம்.
• எத்தனை முறை கடன் வாங்கியிருக்கிறார்கள் என்பதைக் கண்டுபிடிக்கலாம்.

ரொக்க ரசீது

• குழுவிற்கு வரும் அனைத்து வரவுகளுக்கும் ஆதாரம்.
• ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியில், எவ்வளவு தொகை வசூல் ஆகி இருக்கிறது என்பதைக் கண்டுபிடிக்க முடியும்.
• வசூலிக்கப்பட்ட தொகை, வங்கிக் கணக்கில் செலுத்தப்பட்டுள்ளதா என்பதையும் அறிய உதவும்.
• தணிக்கை செய்யும் போது தணிக்கையாளரால் சரிபார்க்கப்படும்.
• ஓவ்வொரு ரசீதின் தொகையும், ரொக்க புத்தகத்தில் வரவு வைக்கப்பட்டுள்ளதா என அறிய உதவும்.

பணப்பட்டுவாடா ரசீது:

• குழுவிலிருந்து செய்யப்படும் அனைத்து செலவுகளுக்கும் ஆதாரம் ( போக்குவரத்து செலவு, சங்கக் கடன் உள்பட)
• செலவுக்கான காரணத்தை, விளக்கமாக வவுச்சர் மூலம் அறியலாம்.
• தணிக்கை செய்யும் போது தணிக்கையாளரால் இது சரிபார்க்கப்படும்.
• கோர்ட்டில் தாக்கல் செய்வதற்கு, ஏற்றுக் கொள்ள கூடிய (அ) செல்லுபடியாவதற்கான ஆவணமாகிறது.

வங்கி பாஸ்புத்தகம்:

• வங்கி கணக்கு துவங்கப்பட்ட தேதியே, குழு துவங்கிய தேதியாக கருதப்படுகிறது.
• குழுவின் வங்கிக் கணக்கில் செலுத்தப்பட்ட தொகை, எடுத்த தொகை மற்றும் வங்கி இருப்பு ஆகியவற்றை அறிய உதவுகிறது.
• குழு கணக்கிற்கு வழங்கப்பட்ட வங்கி வட்டித் தொகையினை அறியலாம்.

ரொக்க புத்தகம்:

• குழுவில் நடைபெறும் அனைத்து வரவு செலவுகளையும் தேதி வாரியாக Date wise எழுதி மாத இறுதியில், கையிருப்பு , வங்கி இருப்பு கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது.
• வரவு செலவுகள் சுயதணிக்கை அடைகிறது.
• மாதத்தின் எந்த தேதியிலும் வங்கியிருப்பு மற்றும் கையிருப்பை கண்டுபிடிக்க இயலும்.

பொதுப் பேரேடு:

• எல்லா கணக்குகளையும் ஓரே புத்தகத்தில் கண்டுபிடிக்கலாம்.
• குழுவின் வரவினங்கள், செலவினங்களின் மொத்த தொகையை அவ்வப்போது அறிந்து கொண்டு அதற்கேற்றாற்போல் நிதி நடவடிக்கைகளை மாற்றி அமைத்து கொள்ளலாம்.
• குழுக் கணக்கை நிதி தணிக்கை செய்ய உதவுகிறது.

பார்வையாளர் புத்தகம்:

• இப்புத்தகம் குழுவைப் பார்வையிடும் பார்வையாளர்களிடம் குழுவைப் பற்றிய அவர்களது கருத்தை எழுதுவதற்கானது.
• இப்புத்தகத்திலிருந்து குழுவை யார் யார் பார்வையிட்டுள்ளார்கள் என அறியலாம்.

தகவல் மூலம் : மகளிர் திட்ட பயுற்றுநர் கையேளடு, தமிழ்நாடு மகளீர் நலமேம்பாட்டு நிறுவனம், சென்னை - 32